De nos jours, il est vraiment simple de booster sa productivité grâce aux outils en ligne. Il existe un grand nombre d’applications, de logiciels, d’extensions qui facilitent la planification, l’exécution, la validation des tâches…
Évidemment, votre motivation reste précieuse. Même avec les meilleurs programmes du monde, l’avancement est une affaire d’implication personnelle. Cela dit, en choisissant des outils de productivité adaptés, vous pouvez considérablement optimiser votre travail.
Nous avons préparé 5 conseils afin de vous aider à remplir vos objectifs plus facilement, plus rapidement… sans négliger la qualité, bien sûr !
1. Utilisez le chronomètre : un instrument simple… mais souvent négligé !
Qu’on le veuille ou non, la gestion du temps reste un facteur essentiel.
Utiliser un chronomètre en ligne, aussi banal que cela puisse paraître, donne des repères précieux. N’hésitez pas à mesurer la durée nécessaire pour telle ou telle tâche ; surtout parmi celles qui reviennent souvent. Dans la mesure du possible, fixez-vous des seuils à ne pas dépasser. Par exemple : « Au bout de vingt minutes, je devrais avoir terminé [a], et commencer [b].
Il existe plusieurs solutions sur le web, dont Chronomètre/Minuteur en ligne (voir ici) qui permet en outre d’enclencher un compte à rebours avec alerte sonore.
À ce propos, peu de gens le savent… mais il existe un dispositif plus ou moins similaire intégré à Windows 11 (il existait déjà sous Windows 10). Pour y accéder, il faut se rendre (rien de très intuitif…) dans le calendrier, en cliquant sur la date en bas, à droite.
Activez alors le mode « Concentration ». Comme vous pouvez le constater, il est possible de moduler la durée de la période concernée. Le système d’exploitation va alors enclencher des phases de travail et de pause, en vous alertant quand il y a un changement.
Il y a une différence entre ce module intégré et les chronomètres (ou minuteurs) en ligne. En consultant les « Paramètres des sessions de concentration » du menu système, vous accéderez à un panel intéressant d’options. Par exemple, il est proposé de « masque le flash sur les applications de la barre des tâches ».
Ainsi, vous gardez un œil sur le temps écoulé… tout en évitant les distractions inutiles.
2. Pensez aux applications de coworking pour propulser la collaboration entre collègues/associés/etc.
Dans cet article, nous vous parlions du très pratique logiciel de coworking nommé Trello.
Nous n’allons donc pas entrer dans les détails. Cependant, retenons que certains outils en ligne performants, comme celui-ci, contribuent à la fluidité des tâches collectives.
Ainsi, vous pouvez :
- Éviter les « doublons » : chacun(e) sait ce que l’autre a fait, et travaille en conséquence.
- Faire le point, en un clin d’œil, sur les objectifs en cours.
- Bien distinguer les différentes catégories opérationnelles (par client, notamment, ou domaine d’expertise…)
- Contribuer à la motivation de tout le monde : il est toujours plus agréable de constater l’avancée des assignations.
Il va sans dire : Trello n’est pas la seule solution du genre. Parmi les alternatives populaires, citons Monday (un peu plus axé entreprise, là où Trello convient à des projets partagés de toutes sortes), mais également ClickUp (extrêmement personnalisable), Todoist (plus sobre, plus simple que la plupart des concurrents), etc.
Vous le constatez, la liste est longue. Donner une chance à ces programmes en ligne (également téléchargeables pour certains) a vraiment de quoi augmenter la productivité d’une ou plusieurs équipes.
3. Utilisez la puissance du son afin de se concentrer
Parfois, même si la motivation est là… la concentration se révèle difficile. Soit parce que les pensées fusent. Soit parce que notre environnement direct est « pollué » sur le plan sonore.
Quoiqu’il en soit, il existe des applications, des chaînes YouTube, des publications sur SoundCloud de toutes sortes afin de gagner en « focus ».
Attention : il existe des petits malins qui vendent n’importe quel fichier .mp3 comme la potion auditive miracle. En réalité, chaque cerveau fonctionne différemment et sera plus ou moins sensible aux ondes concernées.
Nous vous conseillons, en outre, de varier les sessions. Si vous êtes trop habitué(e) à entendre telle ou telle séquence, elle risque d’avoir moins d’impact sur le moyen/long terme.
Pour finir, quitte à donner un conseil vu et répété un peu partout : utiliser des casques renforce l’immersion. C’est en les portant que vous gagnerez particulièrement bien en productivité. Attention au volume, évidemment 😉.
4. Pour les plus dispersés : envisagez les bloqueurs de sites web
Les bloqueurs de sites internet servent, entre autres, à protéger les plus jeunes contre le contenu sensible, à éviter les adresses malveillantes, à endiguer certaines publicités excessives…
… et ils constituent aussi un outil pour améliorer sa productivité.
Imaginons qu’une personne soit tentée d’écumer les sites d’actualité pendant son travail, et qu’elle perdre beaucoup de temps à force de cliquer d’un article à l’autre.
Grâce à certains programmes en ligne (ou à installer) tels que BlockSite, FocusMe ou le bien-nommé RescueTime, elle établit un cadre. Durant une période définie, ou ad aeternam si la tentation se révèle trop forte, les pages ne sont plus accessibles.
Seul petit bémol : cette solution ne suffit qu’à moitié. Celle ou celui qui a vraiment envie de flâner trouvera toujours une alternative. L’astuce vaut surtout si vous vous sentez « accro » à un site en particulier. Auquel cas nous vous rappelons de paramétrer le blocage sur tous les appareils que vous utilisez 😊 (tablettes, smartphones, PC…).
5. Tirer profit de l’intelligence artificielle
Nous avons eu plusieurs fois l’occasion d’en parler : l’intelligence artificielle a ses limites. Les informations livrées par ChatGPT sont à prendre avec des pincettes. Les générateurs d’image éprouvent encore des difficultés à représenter des personnes… normalement constitués.
Pour cette raison, et aussi parce que rien ne vaut la créativité humaine, il serait dommage de s’en remettre complètement à ces bots.
En revanche, en tant qu’appuis, ils apportent une plus-value intéressante. Vous êtes rédactrice ou rédacteur web et vous cherchez une idée de structure permettant d’organiser votre article ? Un chatbot vous soufflera des suggestions. Vous êtes graphiste et cherchez à partir d’un modèle brut avant de laisser s’épanouir votre talent ? Dall-E, Midjourney ou leurs équivalents peuvent vous aider.
Votre productivité sera alors boostée parce que certaines tâches moins intéressantes ou rébarbatives sont prises en charge par la machine.
Gagner en productivité sur Internet : jamais il n’y a eu autant de possibilités !
Nous espérons que ce panorama vous permettra de mieux appréhender et exécuter vos tâches individuelles ou collectives.
Que ce soit le chronomètre, l’IA, les solutions de coworking ou encore les musiques d’ambiance… il y a de quoi aiguiser vos performances dans plusieurs situations, au niveau professionnel ou privé.
De notre côté, nous ne manquerons pas de vous informer lorsque des nouveaux outils pour booster sa productivité feront leur apparition ! En espérant que les développeurs chargés de leur conception soient assez concentrés et organisés pour achever leur œuvre 😉.
